Chi gestisce i tuoi trasporti in azienda lo sta facendo davvero bene? Ecco come scoprirlo

Per capire cosa dovrebbero fare le figure che, direttamente o indirettamente, all’interno della tua azienda intervengono nella gestione dei trasporti, per far sì che tu non sprechi inutilmente il tuo denaro, dobbiamo prima di tutto capire chi sono.

E per farlo dobbiamo ricostruire ciò che succede lungo tutta la filiera.

Possiamo prendere come punto zero il momento della scelta del corriere e come punto finale quello in cui la merce arriva nelle mani del destinatario.

Ora, come è noto, tra questi due istanti succedono molte cose.

Ma soprattutto entrano in gioco molti attori, ci sarà:

• chi seleziona i corrieri e tratta i listini
• chi sceglie e compra gli imballaggi, le cui caratteristiche (pesi e dimensioni) avranno un impatto molto forte su tutte le scelte legate alle spedizioni
• chi si occuperà quotidianamente della parte operativa (richiesta ritiri, bollettazione, preparazione bolle e documenti, controllo dei transiti, svincolo delle giacenze, etc…)
• chi controlla le fatture dei corrieri
• un magazziniere o un addetto alla logistica che, materialmente, preparerà la merce da affidare al corriere (e sarà anche l’unico a “vedere” la merce che entra nella tua azienda, come resi dei clienti o forniture)
• infine il corriere (inteso come azienda) che si occuperà della consegna.

A volte, soprattutto nelle piccolissime aziende, alcune di queste figure coincidono e alcune delle funzioni sono svolte dalla stessa persona.

Ma, i discorsi che faremo tra poco, puoi star certo, che sono comunque validi anche se la catena perde qualche anello, perché sempre di catena si tratta. Difficilmente, infatti, un solo individuo può occuparsi di tutto il processo.

Comunque, una volta che i tuoi cartoni o i tuoi bancali vengono caricati sul camion del trasportatore, tu di fatto smetti di avere controllo e di poter incidere.

E una parte significativa della buona riuscita della consegna dipenderà dal fatto che, le scelte che hai fatto a monte siano giuste.

Ora, noi dobbiamo però concentrarci su tutta quella parte del processo sulla quale abbiamo la possibilità di intervenire e di incidere.

Il discorso quindi diventa:

sei sicuro che i tuoi addetti agli acquisti, la tua amministrazione, il tuo ufficio operativo e i tuoi addetti al magazzino, avvertano di essere parte integrante di una filiera?

Sei sicuro che tutti siano consapevoli di quanto le proprie singole azioni possano incidere sui tuoi costi finali di trasporto?

E sei sicuro che tutte queste figure tra loro si parlino, nell’ottica di raggiungere sempre il miglior risultato possibile per la tua azienda?

Sulla base di quello che spesso vedo quando vado nelle aziende, ti suggerirei di essere cauto nel rispondere.

Sicuramente ti fidi ciecamente dei tuoi collaboratori, ma forse è meglio non mettere la mano sul fuoco perché, indagando un po’, non è insolito scoprire che le cose funzionano realmente in un modo un po’ diverso da come si credeva.

E piccole o grandi aree di inefficienza e di spreco si trovano con una certa frequenza.

Perché?

I motivi naturalmente sono diversi ma volendo trovare una sola causa comune potremmo identificarla nell’assenza di procedure.

Quelle che nella maggior parte dei casi mancano sono le procedure che permettono il passaggio e lo scambio delle informazioni tra tutte le figure, che a vario titolo “toccano” la gestione delle spedizioni.

Così succedono cose paradossali che si potrebbero evitare semplicemente con un po’ di buon senso.

Ma al di là di situazioni eclatanti, la cosa più grave (perché incide silenziosamente, ma sistematicamente sui tuoi costi – al pari della goccia che scava la pietra) è che questa mancanza di sinergia tra le varie risorse aziendali, crea una marea di piccole e apparentemente ininfluenti inefficienze che nel tempo si consolidano e diventano la norma.

Quali sono queste inefficienze apparentemente insignificanti?

Ti faccio alcuni esempi rispolverando un po’ le cose che ho toccato con mano in quasi 10 anni di attività sul campo.

Problemi frequenti con le spedizioni

Il controllo delle fatture

Chi controlla le fatture lo fa utilizzando soltanto la pagina del listino contenente i noli – senza avere la minima idea dei costi legati ai vari servizi accessori.

E magari si giustifica dicendo:

“L’ufficio acquisti mi ha dato questo… che ne so io se ci sono altre pagine”

“Sì, è vero che non li controllo uno per uno, ma a occhio le cifre mi paiono sempre quelle”.

“Sì, lo so che il fuel surcharge è variabile, ma tanto io vedo che di solito incide qualche centesimo”.

Così si pagano piccole e apparentemente insignificanti spese senza accorgersi che pagare 60 centesimi su ogni spedizione significa magari corrispondere al corriere un 10% in aggiunta al nolo, quando il tuo contratto prevede un ricarico fisso del 5%.

In pratica paghi il doppio di quello che avresti dovuto e lo fai per tutte le spedizioni, di tutti i mesi, magari di anni.

Le tariffe del corriere

L’ufficio acquisti concorda con il corriere una tariffa senza dare indicazioni precise al magazziniere sui limiti dimensionali della tariffa, sulle spese extra che si generano in caso di sforamento, su tutti i vari extra che possono scaturire da azioni sbagliate del magazziniere, ecc.

Così succede che lui, in buona fede, dovendo aggiungere qualche articolo a un cartone già pieno, piuttosto che fare un nuovo cartone aggiuntivo, scelga di incalzarlo alzandolo magari di 5 cm.

E nonostante lui creda di fare il bene della propria azienda in realtà sta facendo una cosa estremamente svantaggiosa, in quanto l’esubero di dimensioni sul collo incide molto di più rispetto al costo di un secondo collo più piccolo.

Dimensioni degli imballaggi

A volte può capitare invece di concordare delle tariffe con i corrieri sulla base delle dimensioni dei propri imballaggi del momento che poi vengono cambiati senza comunicarlo al vettore.

E questo implica che se le misure del nuovo cartone sono maggiori rispetto al passato, si pagano degli extra ben più alti rispetto al costo di un’eventuale tariffa aggiornata sulle nuove dimensioni.

Se invece il nuovo cartone è più piccolo, si continua a pagare il prezzo concordato in passato rinunciando di fatto a risparmiare (e regalando quindi -senza motivo- soldi ai corrieri).

Listini più cari

Un altro problema frequente, inoltre, avviene quando si utilizzano listini più cari di altri che si hanno già attivi nel cassetto, ma che non si ricorda o non si sa di avere.

Insomma spero che tu abbia capito quanto importante sia il tema che ti ho posto oggi.

E allora permettimi di darti un consiglio.

Lavora per creare delle piccole e semplici procedure che ti assicurino la sinergia tra tutte le figure che, all’interno della tua azienda, “toccano” il tema dei trasporti.

Le risorse interessate devono parlarsi, perché rappresentano ognuna l’ingranaggio di un sistema che permette alla tua merce di muoversi nel miglior modo ed al minor costo possibile.

Se ogni ingranaggio gira però a suo modo, il moto diventa irregolare, la macchina procede a stenti e consuma di più. Se consuma di più, è molto semplice, la tua azienda spenda di più.

E il fatto di non parlarsi, credimi, è un problema che riscontro spesso, quando entro per la prima volta dentro le aziende e chiedo di visionare listini, fatture, note credito, specifiche degli imballaggi, etc…

Non di rado, su questi aspetti nelle aziende c’è grande confusione e poco controllo.

La prova?

Per reperire e mettere insieme questi semplici documenti le aziende a volte impiegano giorni, salvo poi accorgersi di non sapere con certezza ad esempio:

• se dispongo dei listini completi contenenti TUTTE le condizioni tariffarie (e non solo la pagina con i noli)
• se i listini che trovano nel cassetto sono aggiornati oppure no
• quanti e quali sono i tipi di imballaggio che vengono utilizzati in magazzino e le relative misure
• ecc…

Ed è facile allora immaginare come in queste condizioni, avere una gestione ottimizzata delle spedizioni e tenere sotto controllo i costi di trasporto, siano obiettivi assolutamente impossibili da raggiungere.

È questo il motivo per cui, quando i clienti provano il servizio Spediservice, poi non possono più farne a meno.

Chi adotta il nostro modus operandi, i nostri strumenti professionali (sconosciuti ai competitor) e si avvale quotidianamente del SUPPORTO DEI NOSTRI PROFESSIONISTI, difficilmente poi torna sui suoi passi.

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